企业合同管理中的法律风险防范

发表于:2016-08-08阅读量:(4236)

企业运营是一系列直接或间接与合同的签订及履行有关的活动,因而合同既是生产力也是企业最主要的法律风险源。但常规的就事论事的企业合同管理模式并不足以充分利用法律所赋予的权利和企业的现有资源,实现企业在合同签订、履行方面的利益最大化,无论安全性还是效率都存在诸多无谓的缺陷。合同法律事务管理所关注的,是所有的企业交易以及相关的制度、流程、文本,而最常见的合同法律事务处理中,合同诉讼只需关注合同相关条款、合同审查只需关注单个合同、非诉项目只要关注项目交易,长此以往,使诸人对合同管理的理解变得狭隘,因此合同法律风险管理的深度和宽度被几何级缩小。我们在对特定时段某类合同判决的实证研究中发现,合同履行中出现的问题远远高于合同文本出的问题,更印证我们除了关注文本还关注合同管理的制度、流程,以及关注从签订到履行的全过程的想法完全正确。

一、订立合同时的注意事项

1、签署完备的书面合同:完备的书面合同对于保证交易安全乃至维系与客户之间的长久关系十分重要。建议企业尽可能与客户签署一式多份的书面合同,保持多份合同内容的完全一致并妥善保存。

2、妥善保管合同相关证明资料:在合同履行过程中双方变更合同内容,包括数量、价款、交货、付款期限等现象较多,但为避免纷争,应当妥善保管与合同签订和履行相关的发票、送货凭证、汇款凭证、验收记录、在磋商和履行过程中形成的电子邮件、传真、信函等资料。

3、注意“订金”、“保证金”不等于“定金”:在签订合同时可能为了确保合同履行而要求对方交付定金,由于“定金”具有特定法律含义,故而务必注明“定金”字样。如果使用了“订金”、“保证金”等字样并且在合同中没有明确表述一旦对方违约将不予返还、一旦己方违约将双倍返还的内容,法院将无法将其作为定金看待。

4、保证担保需有明确的相关意思表示:如果业务需要对方提供保证担保的,在与相关客户签署保证合同时务必表述由保证人为债务的履行提供保证担保的明确意思,避免使用由对方“负责解决”、“负责协调”等含义模糊的表述,否则法院将无法认定保证合同成立。

 

合同管理过程是动态:

起草合同条款的注意事项

合同不能履行,该怎么补救呢?

 

二、合同履行过程中的注意事项

1、按约履行合同义务:依法成立的合同受法律保护。企业和客户之间订立的合同如果不存在违反法律、行政法规的强制性规定、损害社会公共利益等情形,即为受法律保护的有效合同,双方有义务严格遵循约定,全面履行合同。无论是单位改变名称、企业股权易手,还是法定代表人、负责人、经办人变更,都不能成为不履行合同的理由,这也是维系企业商业信誉的重要保证。

2、积极寻求利益最大化的纠纷解决方法:经济形势的变化往往导致货物市场价格发生剧烈波动。非必要不要轻易选择主动违约、解除合同、或者提起诉讼等方式解决,与客户平等协商、寻找双方都能接受的解决方案更加有利于减少损失。即便是在诉讼程序之中,接受法院主持下的调解将也更加有助于企业利益的保护。不主动寻求和解一味等待裁决不一定最符合利益。

3、注意及时验收货物、提出异议:购进货物是企业经营的日常业务,应注意及时验收货物,发现货物不符合合同约定的,务必在法律规定或者合同约定的期限内尽快以书面方式向对方明确提出异议。不必要的拖延耽搁,将可能导致索赔权丧失。

4、商业秘密保护:合同双方在磋商、履行合同过程中,经常不可避免地接触到交易伙伴的商业信息甚至是商业秘密,在磋商、履行合同乃至履行完毕后务必不要泄露或者使用这些信息,必要时,还应当审慎地保护这些信息,防止泄漏,否则将可能承担相应责任。

5、诉讼时效经过风险规避:客户拖欠货款现象在企业经营过程中时有发生,须知法律关于诉讼时效的规定,向法院请求保护民事权利的诉讼时效期间一般为两年。部分企业也可能出于维系与客户关系等因素不愿意在两年内采取提起诉讼、仲裁等激烈措施,为了保护自身权利不至于因为时间流逝而丧失,可以在诉讼时效期间届满前以向对方发送信件或者数据电文等可以证明您主张权利的有效方式进行处理。信件中务必要有催请尽快支付拖欠货款的内容。

 

合同解除问题多:

合同解除的条件及法律后果

合同变更的条件及效力

无效的免责条款有哪些?       》

 

三、企业治理方面的注意事项

1、保证注册资本的真实与充足:企业注册资本的真实与充足不仅有利于保护客户利益,更与企业及股东的切身利益密切相关。企业注册资本虚假、或者在经营过程中被抽逃,将使企业股东丧失有限责任制度的保护而可能被卷入债权人提起的诉讼中。

2、关注您的合作伙伴是否履行了投资义务:在与他人共同对外投资设立企业时,密切合作伙伴是否履行了投资义务,这不仅关系到所投资的企业的利益,更关系到股东自身切身利益。如果合作伙伴没有履行投资义务,在企业对外负债的情况下,投资者可能要就合作伙伴的过错向债权人承担责任,尽管在对外承担责任后可以向合作伙伴追讨,但这无疑徒增法律风险。

3、重要法律文件由企业法定代表人亲自签署:设立公司时的登记手续较为繁杂,请您务必亲自签署公司章程等法律文件,否则一旦发生纷争,他人代签名行为会给公司造成极大麻烦,甚至可能对公司股权归属造成不测因素。

4、收购股权后应尽快办理变更登记:如果向他人收购公司股权,收购合同生效后请务必尽快办理企业工商登记变更手续,否则将面临无法真正获得股权的风险。

5、慎重制定公司章程:公司章程是公司最重要的法律文件之一,对公司、股东、董事、监事、高级管理人员具有约束力,一旦发生争议,将成为法院判断各方权利义务关系的主要依据。建议在参与制定公司章程时务必仔细衡量,慎重签署。

6、按期履行清算义务:企业投资设立的有限责任公司可能因种种因素需要结束营业。请您务必注意按期履行投资者的清算义务。怠于履行清算义务导致公司财产贬值、流失、毁损或者公司帐册、重要文件等灭失的,股东将面临直接承担子公司全部债务的风险。

 

企业管理其他问题:

企业经营管理中的法律风险

合伙人的权利义务有哪些呢

 

概括来说,常规企业法律顾问应当注重企业合同管理过程中的法律风险防范,这是法律人以其专业强项为基础将重心向管理扩展的综合性业务,既可扩展法律人的业务空间也能给企业带来更大的变化。

 

 

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